โดย กองบรรณาธิการ

เรียบเรียงบางส่วนจาก Startup Secrets - www.entrepreneur.com

หากต้องการประสบความสำเร็จในธุรกิจ จงควบคุมบัญชีและการเงินของคุณให้ถูกต้องอยู่เสมอ คุณอาจเริ่มต้นเรียนรู้การจัดการบัญชีอย่างง่าย โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่งใช้ง่ายและราคาไม่แพง ทำงานแทนคุณ ไม่ว่าจะเป็นออกเช็ค หรือพิมพ์ใบเสร็จ โปรแกรมเหล่านี้สามารถทำแทนคุณได้ทั้งหมด และนั่นจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเดินไปอย่างราบรื่น

ลองมองหา Microsoft Office Small Business Accounting, Peachtree First Accounting หรือพวก QuickBooks Premier Accountant มาใช้งาน และเริ่มทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการควบคุมบัญชีและการเงินของคุณ

ประมาณการกระแสเงินสด

“ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ล้ม เพราะขาดทุน แต่ล้ม เพราะขาดเงิน” ดังนั้นประมาณการกระแสเงินสดคือ สิ่งแรกที่เจ้าของกิจการต้องรู้ เพราะถ้าคุณไม่รู้ว่าวันนี้ธุรกิจของคุณมีเงินอยู่เท่าไหร่ จะได้เงินมาเพิ่มจากทางไหน และต้องจ่ายอะไรบ้างในอนาคต ก็เตรียมตัวปวดหัวกับปัญหาสภาพคล่องได้เลย หลายธุรกิจลืมมองตรงจุดนี้ คิดเอาแต่ว่ามีเงินพอเปิดธุรกิจก็เปิด หลายคนดึงเงินกำไรจากธุรกิจไปใช้ก่อนเวลาอันควร สุดท้ายก็เกิดปัญหาเช่นกัน

ตรงนี้คุณอาจขอความช่วยเหลือจากที่ปรึกษาด้านการเงิน (ย้ำ! ที่ปรึกษาทางการเงิน ไม่ใช่คนทำบัญชี) ในการช่วยพยากรณ์และวางแผนจัดการกับกระแสเงินสดของธุรกิจไว้ตั้งแต่เริ่มต้นกิจการ

เปิดบัญชีใหม่ให้กับธุรกิจคุณ

อย่าให้เงินส่วนตัวและเงินในธุรกิจปะปนกัน เพราะมันจะทำให้บัญชีมั่ว และอาจผิดกฎหมายได้ “ถ้าคุณไม่แยกเงินส่วนตัวและเงินในธุรกิจออกจากกัน นั่นหมายถึงการไม่สร้างเกาะป้องกันให้กับธุรกิจของคุณ” 

การแยกบัญชีจะช่วยให้คุณเห็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจ ตรงนี้อย่ามองเป็นเรื่องเล็กน้อย เพราะธุรกิจประเภทเจ้าของคนเดียวล้มละลายมานักต่อนักแล้ว ด้วยปัจจัยที่ง่ายๆ เพียงเท่านี้

หายอดฝีมือ 

หานักบัญชีดีๆ สักคนมาช่วยคุณ โดยอาจทดสอบความสามารถของเขา ด้วยรายการคำถามที่เตรียมไว้ เพื่อให้มั่นใจว่าเขาหรือเธอจะช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเงิน ประหยัดเวลา และปลอดภัยจากสภาวะการขาดสภาพคล่องและปัญหาที่อาจเกิดกับสรรพากรได้

รายการคำถามที่ควรเตรียมไว้ได้แก่ คุณมีวิธี (หรือระบบระเบียบ) การทำบัญชีอย่างไร? รูปแบบของรายงานที่จะส่งให้ (คุณ) มีลักษณะอย่างไร? ภาษีที่กิจการ (ของคุณ) ต้องเสียมีอะไรบ้าง? ธุรกิจ (ของคุณ) ควรวางแผนภาษีอย่างไร อะไรบ้างที่ลดหย่อนได้ เป็นต้น

สร้างความสัมพันธ์อันดีกับธนาคาร แม้ว่าคุณยังไม่ต้องการกู้ 

ไม่มีอะไรยากเลย เพียงแค่แวะไปธนาคาร แล้วพูดคุยกับผู้จัดการสาขา เล่าให้เขาฟังว่าคุณทำธุรกิจอะไรอยู่ เพราะในอนาคต ถ้าคุณต้องการทำธุรกรรมกับธนาคาร คุณจะได้รู้ว่าต้องคุยกับใคร? ไม่แน่เหมือนกันในอนาคตคุณอาจต้องการความช่วยเหลือจากเขา เช่น เงินกู้เพื่อเพิ่มหรือขยายธุรกิจก็เป็นได้

การกู้ยืมเงินจากธนาคารไม่ใช่เรื่องน่ากลัว เพราะถ้ากู้แล้วก็จ่ายคืน ก็จะทำให้เรามีประวัติที่ดีกับธนาคาร “ประวัติการกู้ยืมระยะสั้นและจ่ายคืนเต็มจำนวนเป็นสิ่งที่ควรสะสมไว้ มากกว่าการกู้ยืมระยะยาว แต่ผิดนัดชำระเงินเป็นประจำ

รักษาประวัติเอาไว้ให้ดี

“ทุกวันที่ผ่านไป คือ การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจของคุณ” สิ่งหนึ่งที่คุณต้องรู้ไว้ก็คือ วันหนึ่งจะมีคนเห็นมูลค่านั้น และขอซื้อธุรกิจจากคุณ ตามมูลค่าที่เขามองเห็น” 

ในโลกธุรกิจ การสร้างมูลค่าขึ้นอยู่กับการสร้างฐานลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากคุณ และทำกำไรให้คุณอย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการทำกำไรอย่างต่อเนื่องนี่เอง ที่เป็นสินค้าอีกหนึ่งอย่างของธุรกิจคุณ จำเอาไว้ว่า “ตราบใดที่มูลค่าในธุรกิจของคุณสูงขึ้น คุณสามารถขายมูลค่าของมันให้กับใคร ๆ ได้”